Het is de meeste bedrijven gelukt om hun Business Applicaties (ERP, CRM,… ) onder controle te krijgen na hoge investeringen en veel moeite. Nu zal het niet zo duidelijk zijn hoe je dit systeem moet positioneren tegen nieuwe groeiende platformen zoals MS SharePoint. 
MS SharePoint zorgt voor Portal technology, Collaborative Workspaces, Document Management and Web Content Management. Al deze nieuwe concepten zijn gesitueerd in de Enterprise Content Management (ECM). 
 
Business Applicaties versus MS SharePoint 
 
Maar een 20% van de informatie in uw business proces is gestructureerd, de overblijvende 80% in ongestructureerd (brieven, e-mails, documenten,… ). Uw Business Applicatie systeem is ontworpen om gestructureerde informatie te beheren. Met een platform zoals MS SharePoint is het makkelijk om ook ongestructureerde informatie te beheren. Deze ongestructureerde informatie is het meest waardevol wanneer het direct beschikbaar is in zijn gerelateerde ( gestructureerde ) context. Dit is alleen mogelijk als beide systemen geïntegreerd zijn.  
 
10 redenen om MS SharePoint en uw Business Applicatie te integreren 
 
1.      Om applicatie informatie te brengen naar andere gebruikersgroepen. (bijv. naar ERP data verwerkers en medewerkers die geen ERP gebruiker zijn en die tot nu met papieren documenten werken of met MS Excel gebaseerde rapporten/input forms). 
2.      Om te werken in rollen gebaseerde portalen via SharePoint in plaats van proces georiënteerde via de Business Applicatie (bijv. Klanten / Product / Sales / Aankoop / Project / … - Portals) 
3.      Om data via gebruiksvriendelijke SharePoint schermen in te voegen of te updaten. 
4.      Om uw documenten te taggen met business applicatie data. 
5.      Om SharePoint workflows te gebruiken gebaseerd op business applicatie data. 
6.      Om business processen te verlengen tot voorbij de Business Applicatie (bijv. om leveranciers of klanten te betrekken in uw proces flow en via het Extranet goed te keuren of te confirmeren). 
7.      Om tools zoals MS Excel en SharePoint KPIs te gebruiken om dashboards te creëren gebaseerd op business applicatie data. 
8.      Om business applicatie informatie te tonen in uw SharePoint Search. 
9.      Om uw business logica in de business applicatie te houden en programmeren in het portaal te voorkomen. 
10.   Om custom web applicaties te bouwen die gebruik maken van uw business applicatie data (bijv. CRM / HR / Contract management / Project management / … - applications).
 
Hoe te integreren?
 
Microsoft SharePoint is een framework dat gebruik maakt van bouwblokken genaamd Web Parts. Deze zorgen voor de nodige functionaliteit om SharePoint portalen te bouwen.
 
Ometa heeft een set van Web Parts en connectoren ontwikkeld die data van uw Business Applicatie omsluiten via de API’s naar SharePoint.
 
Naast de Web Parts om info te omsluiten, heeft Ometa ook een unieke manier ontwikkeld om data in SharePoint lijsten en bibliotheken te integreren. De vooruitgang van een totale SharePoint integratie is dat alle SharePoint functionaliteit (versie beheer, aanpassingen log, workflow, …) toepasbaar word op uw ERP applicatie dataset.
 
Typische klanten dossier
 
·        Invoegen en updaten van (nieuwe) klanten/leverancier data in het ERP systeem via een enkel SharePoint scherm (in plaats van meerdere ERP schermen). 
·        Invoegen van verkoop/aankoop orders in het ERP systeem via een enkel SharePoint scherm (in plaats van meerdere ERP schermen). 
·        Goedkeuren van nieuwe klanten/leveranciers via SharePoint workflows (in plaats van de aanvraag formulieren te verzenden naar approvers via fax of mail). 
·        Decentraliseren van uren registratie in het ERP systeem via een SharePoint portaal (in plaats van dit te doen via Excel werkbladen die verzonden worden naar een centraal persoon die dit in ERP ingeeft)
 
Bewezen resultaten
 
·        Hoge reductie in tijd dat een proces nodig heeft.
·        Hogere data kwaliteit in de Business Applicatie.
·        Minder administratie.

·        Betere communicatie
·        Snellere toegang tot informatie, waardoor beslissingen sneller genomen kunnen worden.
·        Hoge gebruiksvriendelijkheid die de gebruikers tevredenheid verbeterd. 

Business Applicatie onafhankelijk
 
Uw SharePoint portaal kan ongewijzigd blijven, zelfs als uw Business Applicatie vervangen is. Het enige dat nodig is, is een nieuwe setup van het Ometa framework.
In het geval dat uw proces is verspreid over verschillende Business Applicaties wordt SharePoint uw enigste user interface.
 
Business Applicatie altijd “leidend”
 
Een pluspunt van de Ometa Web Part is het “TWO-PHASE COMMIT” concept. Dit betekent dat elke verandering van de business applicatie data in uw SharePoint portaal eerst veranderd zal worden in de Business Applicatie voor dat SharePoint dit accepteert.
 
Dus, het is veranderd in beide applicaties via één enkele gebruikers handeling. Op deze manier houdt uw Business Applicatie de leiding. Elk bericht dat door uw Business Applicatie API laag gegeven is zal getoond worden in SharePoint.
 
Ometa zorgt voor een oplossing dat MS SharePoint gebruikt als een presentatie laag bovenop uw Business Applicatie. Dit zorgt dat de logica en proces validatie in uw applicatie blijft en vervangt de GUI’s door portaal oplossingen.
 
Ometa heeft connectoren gebouwd voor SAP, BaaN-Infor, Movex en andere applicaties. Het Ometa framework ondersteunt verschillende versies van elke applicatie, inclusief de aanpassingen.