Customer
Case
Door Paul Huijnen, Business Group Information
Manager bij Trouw Nutrition International
Herfst 2008
Ometa’s Integrator en Microsoft SharePoint Workflow
geven Trouw Nutrition
International de
mogelijkheid business data in te geven en bij te werken in Movex via een
SharePoint Portaal.
Trouw
Nutrition International (TNI) is een afdeling van Nutreco, een internationale
dieren- en visvoeder bedrijf. Het
beschikt over 9.090 werknemers gevestigd in ongeveer 100 productie huizen in 24
landen.
Omdat globalisatie standaard processen vereist,gebruiken alle TNI vestigingen
een Movex ERP system (op een AS400 platform) met gelijke klant tabellen,
product tabellen enz.
Omdat het aantal Movex gebruikers opliep, werd data management en data
kwaliteit een prioriteit. Manuele procedures (via e-mail/fax/ telefoon) werden
opgesteld om te verzekeren dat de
gebruikers geen gegevens aanpasten (bv. klanten krediet beperkingen) in het ERP
systeem zonder correcte goedkeuring en communicatie naar andere groepen toe.
Er was een mogelijkheid om dit proces te optimaliseren omdat het zeer
tijdrovend was en open stond voor fouten.
Nieuwe vereisten gerelateerd aan Segregation of
Duties (SOD) en audit trail resulteerden in de vraag om het proces te
automatiseren. TNI besliste om een data-management portaal te bouwen om alle ERP
data wereldwijd te beheren.
We hadden volgende vereisten:
·
Het
moet een generisch platform zijn
·
Het moet SOD ondersteunen
·
Het
moet een audit trail hebben van de wijzigingen aan de data
·
Het
moet communicatie en goedkeuring met betrekking tot het creëren, wijzigen
·
Het moet
mogelijke bottlenecks rapporteren
·
Op
veld niveau moet het mogelijk zijn de gebruikers te definiëren die kunnen
aanpassen
·
Op
veld niveau moet het mogelijk zijn de goedkeurders te definiëren
·
Wanneer
meerdere velden gewijzigd worden bij een bestaande record, moet dit resulteren
in parallele workflows
·
Ingaves/updates
kunnen enkel verstuurd worden naar Movex wanneer alle goedkeurders de
gewijzigde data aanvaarden.
We gebruikten
Microsoft SharePoint reeds als ons collaboratie platform. Nu wilden we ook dit
generisch platform gebruiken bij het data management portaal. Een naadloze integratie tussen Movex en MS
SharePoint was vereist. We richtten ons tot Ometa voor hulp.
Ometa
implementeerde hun MOVEX integratie oplossing om de ERP data binnen SharePoint beschikbaar
te maken. In de eerste fase was het mogelijk nieuwe klanten fiches aan te maken
of bestaande klanten data te updaten vanuit het SharePoint data management
portaal. Gelijkaardige concepten worden nu geïmplementeerd voor product
informatie, stockage data enz. Ometa ontwierp eveneens een nieuwe Workflow
template met op veld gebaseerde goedkeuringen, in plaats van de standaard
record gebaseerde goedkeuring.
Voorbeelden:
·
Het
wijzigen van klant gegevens zal enkel resulteren in goedkeurings notificaties
naar de financiële afdeling wanneer financieel gelinkte velden van de klant,
bv. krediet beperkingen, gewijzigd worden
·
Parallele flows zullen
opstarten wanneer meerdere velden, die verschillende goedkeuringsgroepen
vereisen, gewijzigd worden
·
Indien de persoon die het
veld/record aanpaste en de goedkeurder één en dezelfde persoon zijn, wordt een
bericht gestuurd
naar de data manager om hem te informeren omtrent de inbreuk op
de Segregation of Duty. De data manager kan een audit opstarten naar aanleiding
van deze alarmering
Na ontvangst
van alle goedkeuringen, wordt de update/creatie automatisch uitgevoerd door
Movex.
Aan alle
vereisten zoals hierboven uiteengezet werd voldaan.
De
nieuwe workflow template ontwikkeld door Ometa is generisch. Het kan
hergebruikt worden voor elk type van goedkeuring (klant, artikel, stockage
informatie) wanneer verschillende groepen samenwerken aan dezelfde data set
maar waarbij ze verschillende autorisatie en goedkeuringsrechten hebben.
Momentopname
van het bedrijf
(Bron: Wright Investors' Service)
Nutreco Holding NV(NUTRECO).De primaire activiteit van de
groep bestaat erin voer te produceren voor boerderij dieren zoals kippen,
varkens en herkauwers, zalm en zeeforel
en de produktie van braadkippen. De groep is operationeel in drie
segmenten: Dierenvoer, Visvoer, en Vlees en Andere Activiteiten. Op 31 December
2007, had de Groep 9.090 werknemers hoofdzakelijk verspreid in ongeveer 100
producerende fabrieken in 24 landen.