De Integrator Solution
van Ometa stelt Heijmans in staat tijdsregistratie te doen in BaaN IV via een
SharePoint Portaal.
Voor Heijmans Infrastructuur, een van de divisies van de groep Heijmans,
is tijdsregistratie van cruciaal belang. Het is een van de belangrijkste
elementen voor het meten van de vordering en de kosten van een project.
Omdat we als ERP het BaaN IV-systeem gebruiken, moet elke
tijdsregistratie in dit systeem komen. Aangezien slechts een beperkte groep van
administratieve gebruikers toegang hebben tot de tijdsregistratie module in
Baan moeten projectmanagers, teamleiders, werknemers,… de data in off-line
bestanden registreren.
Meestal maakten de projectleden een Excel-bestand met de
tijdsregistraties per persoon en per project en moesten ze deze naar een
centrale ERP-Admin-afdeling doorzenden. Deze laatste voerden de input uit het de
ERP-systeem.
We waren niet tevreden met deze manier van
werken omdat het leidde tot veel administratie en fouten.
Ons doel was om de projectleden onmiddellijk
de input te laten maken in onze BaaN-applicatie. Maar het aanpassen van de
huidige applicatie aan de gewenste gebruiksvriendelijkheid van onze gebruikers,
vereiste hoge investeringen.
Daarom waren we gestart met het bouwen van een
web-gebaseerde toepassing bovenop het BaaN tijdsregistratie-systeem. Het
concept van de splitsing van de front-end en de back-end applicatie, bleek zeer
doeltreffend. Dit ontwikkeld portaal voldeed aan onze behoeften.
Toch, het op maat bouwen van portalen zorgt voor
een zeer hoge ontwikkelings- en onderhoudskost. Om deze kost te beperken,
besloten we om over te schakelen naar het MS SharePoint-platform. Voor de
integratie van onze ERP met MS Sharepoint, kwamen we in contact met Ometa en
hun oplossing voor het koppelen van het ERP-systeem met de MS Sharepoint
omgeving.
Heijmans had volgende vereisten:
·
Alle lopende projecten /
taken uit BaaN moeten zichtbaar zijn in de front-applicatie (geen extra project
/ taak creatie & onderhoud)
·
Geen herprogrammering
van de ERP-business logica in de nieuwe front toepassing
·
Alleen mensen (intern of
extern) die momenteel werken voor Heijmans kunnen tijdsregistratie doen (geen
extra onderhoud van de mensen in de front toepassing)
·
Het moet gemakkelijk
zijn om tijdsregistratie-rechten te verlenen/beperken op de projecten van
individuen of groepen
·
Het moet mogelijk zijn om
projectmatige en niet-projectmatige uren te registreren (bijvoorbeeld vakantie)
·
Het moet mogelijk zijn
voor project managers / teamleiders een tijdsregistratie te doen voor hun
werknemers / collega 's
·
Het moet mogelijk zijn tijdsregistraties
te kopiëren van de afgelopen weken naar de huidige week of om deze naar andere
mensen door te sturen
·
Na de indiening van de
tijdsregistratie, moet er nog een toetsing door de centrale registratie-eenheid
gedaan worden, die dan kan aanvaarden (definitieve oplevering in BaaN) of niet
aanvaarden (terug naar de gebruiker)
Ometa ontwikkelde een tijdsregistratie
toepassing in MS SharePoint gekoppeld aan het BaaN-systeem via de Ometa
Integrator Solution. Alle vereisten werden voldaan.
Na 5 weken kon een proefproject worden
gestart. Deze testen brachten een aantal updates, maar in minder dan 3 maanden
na de start van het project, hebben we ingestemd met de oplossing en kon de
roll-out starten voor de eerste groepen binnen Heijmans Infrastructuur.
Tijdsregistratie Portaal geïntegreerd met BaaN
Momentopnamen van het bedrijf
Aantal werknemers: 11 636. Sales 2007: 3 731 900 000
USD.
(Bron: Wright Inverstors’ Services)
De
belangrijkste activiteiten van de Heijmans Group zijn het verschaffen van
producten en diensten in de bouw, vastgoed en aanverwante bedrijfstakken. Zij
zijn actief in vier segmenten; Property Development, Building, Infrastructuur
en Technical Services. Property Development biedt de initiatie, ontwikkeling en
verkoop van gebouwen. Building richt zich op het bouwen van gebouwen, inclusief
onderhoud en service in alle segmenten van de markt. Infrastructuur richt zich
op ontwerp, raadpleging, uitvoering en onderhoudsactiviteiten voor
verschillende soorten gebouwen en infrastructuur-activiteiten. Technical
Services ontwerpt, implementeert en onderhoudt complete elektrische en
mechanische engineering installaties in de gezondheidszorg, (semi-) overheid,
commercieel vastgoed, onderwijs, high-tech clean room sectoren. Zij zijn actief
in Nederland, België, Groot-Brittanië en Duitsland.