​Wie doet wat

Federaties starten heel wat werkgroepen op en creëren hierdoor tal van publicaties om de belangen van hun leden te verdedigen en hun standpunten te verwoorden. Het is dan ook belangrijk dat het management van de federatie een goed overzicht heeft waarmee deze werkgroepen bezig zijn en welke publicaties hier uiteindelijk ontstaan.

 

Hierdoor hebben de federaties nood aan een krachtig intranet dat de digitale samenwerking tussen de verschillende diensten ondersteunt en structuur brengt in het kluwen van documenten en de publicatiestatus ervan. Men wil immers de historiek bijhouden van de artikels die op het extranet of het internet gepubliceerd worden. Een sterke integratie tussen het intranet en het extranet is dan ook onontbeerlijk.

 

Federaties beschikken meestal over een groot aantal leden wat de nodige administratie met zich meebrengt.

Typische taken die altijd terugkomen zijn:

De communicatie en samenwerking tussen de federatie en haar leden gebeurt meer en meer digitaal. Enerzijds zal er per e-mail gecommuniceerd worden maar leden kunnen ook via de website van hun federatie informatie opvragen. Hierbij ontstaat dan de behoefte om bepaalde publicaties exclusief voor de leden toegankelijk te maken via een extranet portaal.

 

Anderzijds wordt er ook digitaal samengewerkt binnen een werkgroep waarbij de toegang tot deze informatie enkel beschikbaar is voor die leden die in een bepaalde werkgroep zetelen namens hun onderneming of organisatie. In combinate met het toegangsbeheer tot het extranet ontstaat er hierdoor een complexe beheersadministratie omdat het beheer van leden,  werkgroepen en hun toegangsrechten niet geïntegreerd zijn.

 

Dit leidt vaak tot een inefficiënte administratie die wordt opgevangen door het secretariaat. Hierdoor zijn de federatie medewerkers aangewezen op de beschikbaarheid ervan en komt hun autonomie met betrekking tot het publiceren van documenten op het intranet en het extranet in het gedrang.

 

Hoewel digitale communicatie via e-mails, websites of extranet portalen een reeks voordelen bieden voor de federaties, is het uitermate belangrijk dat de leden als 'eindgebruiker' een positieve gebruikerservaring beleven. Dit heeft niet enkel te maken met de intiutiviteit van de website of het extranet maar ook met de manier waarop een lid geïnformeerd wordt. Hier ontstaat snel de behoefte dat leden hun voorkeuren wensen te personaliseren.

 

Een efficiënt en gepersonaliseerd extranet in combinatie met een afgestemde e-mail communicatie zorgen voor een positieve gebruikerservaring. Die zal op haar beurt bijdragen tot een betere dienstverlening en een toename van het gebruik van de aangeboden diensten.